Waardevolle inzichten voor elke organisatie die met data aan de slag gaat.
Denk je aan lokaal vervaardigde snelbouwstenen, prefabmuren en gewelven… Dan denk je toch meteen aan de Ploegsteert Groep? Al generaties lang een stevig begrip in de West-Vlaamse industrie. Door het familiaal karakter en de gedegen reputatie. Maar vooral door de scherpe blik op ecologische duurzaamheid en technologische innovatie.
Die scherpe blik wordt gevoed door data. De Ploegsteert Groep bestaat uit drie deelbedrijven: de Steenbakkerijen van Ploegsteert (snelbouwstenen lateien en gewelven), Prefaxis (Prefab oplossingen) en Douterloigne (betonwelfsels en predallen). Stuk voor stuk bedrijven met industriële productieprocessen die dagelijks tonnen aan data genereren.
Data die inzicht geven in hoe productieprocessen verlopen, waar verliezen optreden en – vooral – waar optimalisaties mogelijk zijn. En zo de kracht heeft om elk proces – van industriële processen tot productie, operationele en business processen – slimmer, efficiënter en duurzamer te maken.
Hoe Ploegsteert grip kreeg op data en processen
Data genereren is één aspect. Deze data vertalen naar business-inzichten en -waarde, is een ander paar mouwen. Dat vereist:Data cleansing om de datakwaliteit te optimaliseren, zodat analyses accuraat zijn.
Data-integratie om gegevens uit verschillende systemen, bronnen en formaten samen te voegen in een uniforme structuur.
Data-engineering om gegevens te transformeren en relaties en correlaties bloot te leggen.
Data governance om ervoor te zorgen dat data consistent, veilig en compliant is met regelgeving.
Daarom ging de Ploegsteert Groep op zoek naar een partner om samen het maximale uit hun data te halen. Dat partnerschap vonden ze bij Kohera - vandaag Kohera aan de Leie:
Onze samenwerking duurt al meer dan tien jaar. Franky kwam bij ons binnen en is sindsdien niet meer weggegaan. Hij kent de organisatie ondertussen door en door. Zowel bij de implementatie van ons data warehouse als bij de overgang van Excel naar Power BI en om onze data-analyseprocessen op te zetten, speelde hij een cruciale rol.
De holy grail binnen Ploegsteert: van Excel naar Power BI
Tot enkele jaren geleden was Excel voor de Ploegsteert Groep dé ‘holy grail’. Productiecijfers, technische gegevens en andere data werden – weliswaar handmatig – bijgehouden. Maar dat verliep niet zonder risico’s: menselijke fouten lagen op de loer en tijdsefficiëntie was ver te zoeken. En dat was niet alles.
Ploegsteerde groeide. Het familiebedrijf transformeerde tot een groep van bedrijven. Vitale processen werden groter, complexer én digitaler. Inzichten over de verschillende vestigingen heen wonnen steeds meer aan belang. Optimalisatie en digitalisatie werden zo een absolute prioriteit.
Excel begon onder de druk te kraken en werd een ‘bottleneck’. Processen en data sloten niet langer op elkaar aan, historieken werden niet correct berekend en datasilo’s maakten integratie en gegevensuitwisseling tussen systemen quasi onmogelijk.
Tijd voor verandering!
Want Ploegsteert zou geen boegbeeld van de West-Vlaamse ‘deuredoen’-mentaliteit zijn als ze bij de pakken bleven zitten. Samen met Franky – BI Consultant & Managing Partner bij Kohera aan de Leie– werd Power BI de nieuwe ‘holy grail’.
Het doel van de migratie was van meet af aan duidelijk: een geïntegreerd dataplatform dat (near) real-time inzichten biedt, processen optimaliseert en voldoet aan de behoeften van gebruikers op alle niveaus: van productiemedewerkers tot directie. De focus lag op het creëren van één “single source of truth” met Power BI als visueel en analytisch fundament.
Ploegsteert, van oudsher een Microsoft-gedreven organisatie, koos voor een Microsoft-datawarehouse in combinatie met Power BI als rapporteringstool. Een logische keuze, aangezien hun volledige IT-infrastructuur stoelt op de Microsoft-toolbox, van SQL-server databases on-premise tot in de Azure-cloud, alsook interne ontwikkelingen.
70% van de data die nodig was voor BI-rapportering bevond zich al in de SQL-database. Dat maakte Microsoft de meest efficiënte en kosteneffectieve oplossing.
Hoe Kohera en de Ploegsteert Groep de handen in elkaar sloegen
Een iteratieve én flexibele aanpak. Dat was hoe de Ploegsteert Groep deze digitale transformatie, migratie en optimalisatie wilde aanvliegen. Een gefaseerde samenwerking zonder zware projectopvolging, maar waarbij de partner een vaste waarde wordt binnen de Ploegsteert familie. En vooral iemand die begrijpt hoe het bedrijf werkt - van de mensen op de vloer tot de directie.
"Elk proces dat we in kaart brengen, begint met een diepgaande analyse,”, steekt Franky, Managing Partner bij Kohera aan de Leie van wal. “Ik ga in gesprek met enkele sleutelpersonen en samen duiken we in hun data en gewenste inzichten. Dit helpt ons om de juiste metingen en analyses te bepalen. Het is een iteratief proces om technologie, concepten en inzichten op één duidelijke lijn te krijgen. Dankzij het lokale karakter van beide bedrijven zijn we altijd in de buurt en kunnen we snel zaken afstemmen.”
Vervolgens bepaalt Franky welke informatie vastgelegd moet worden, zoals de technische kenmerken die aan een bepaald product gekoppeld zijn. Op basis hiervan wordt een datamodel opgebouwd dat masterdata combineert met productiegegevens om de benodigde berekeningen uit te voeren.
Zie dit als een constante feedbackloop: ik verzamel informatie, neem de sleutelpersonen mee in het proces, en vervolgens ga ik aan de slag. Meestal kan ik hen dezelfde dag al een basisopzet laten zien. Dat zorgt ervoor dat we elkaar goed begrijpen en constant kunnen bijsturen.
Van datasilo’s naar realtime inzichten en geïntegreerde trendanalyses
Vandaag zijn de vroegere datasilo’s vervangen door verschillende semantische modellen, cube's in de volksmond, zoals voor productie, consumptie, ESG rapportering, sales, leveringen, etc.
Deze structuur is gebouwd op een centraal datawarehouse dat informatie verzamelt uit verschillende bedrijfs- en productieprocessen en diverse backend- en ERP-systemen. Het resultaat? Een sterk verbonden datalandschap waarin klantinformatie, productnummers en andere cruciale gegevens gecentraliseerd en herbruikbaar zijn in meerdere toepassingen. Analyses en rapportages worden sneller, consistenter en efficiënter uitgevoerd.
Naast absolute data biedt het systeem nu ook geavanceerde trendanalyses, zoals het loggen van CO₂-uitstoot en het identificeren van verbeterpunten. Dit zorgt voor betere inzichten op alle niveaus binnen de organisatie: productiemanagers houden een helder overzicht over verschillende afdelingen, terwijl vertegenwoordigers eenvoudig inzicht krijgen in sales processen en prestatiecijfers.
Er is een naadloze integratie tot stand gebracht tussen ons CRM-systeem en Power BI. Hierdoor zijn alle cijfers eenvoudig toegankelijk. Gebruikers kunnen binnen het CRM-systeem een account selecteren en direct een Power BI-rapport openen met bijbehorende verkoopcijfers. De interne data worden opgeslagen op een SQL Server en veilig opgevraagd via een on-premise data gateway. Dit biedt een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier om in sneltempo inzichten te verkrijgen uit verschillende systemen, wat onze besluitvorming aanzienlijk versnelt en verbetert.
“Het is eigenlijk een automatisme geworden. Bij een nieuwe ontwikkeling of proces in de organisatie, kijken we meteen naar hoe we dit kunnen linken met onze BI-omgeving.” vult Kristof Dedeurwaerder, Productie Manager bij Prefaxis aan. “Dat is natuurlijk fantastisch om te zien”, besluit Franky.
En hier stopt het niet.
De IT-afdeling van Ploegsteert plant een geleidelijke evolutie van hun huidige applicatielandschap naar een hybride en uiteindelijk volledig cloud-gebaseerd systeem. In de komende jaren zal de focus liggen op het verminderen van on-premises applicaties en het integreren van cloudoplossingen.
Een belangrijke pijler in deze transitie is Microsoft Fabric. Momenteel staat een groot deel van de data nog on-premise, maar er wordt stapsgewijs gewerkt aan een volledige migratie naar de cloud. Dit gebeurt zonder big bang-aanpak: bestaande on-premises systemen blijven draaien, terwijl nieuwe toepassingen direct in de cloud worden opgezet. Via een gateway worden bestaande data en systemen gekoppeld aan de cloudomgeving, waardoor de overgang naadloos verloopt.
De toekomstplannen omvatten ook een sterkere focus op real-time analytics, zoals het gebruik van API-calls naar webservices voor snelle dataverwerking. Dit stelt Ploegsteert in staat om processen verder te optimaliseren, sneller beslissingen te nemen en nog meer waarde uit hun data te halen. Ook een fysiek trackingsysteem voor transportmiddelen staat nog op de planning. Grootse vooruitzichten dus!
Vertrouwen en nabijheid
De samenwerking met de Ploegsteert Groep berust op nabijheid, flexibiliteit en vertrouwen. En daar kijken we met veel trots op terug.
“Een gefaseerde en flexibele samenwerking, waarbij de processen stap voor stap werden aangepakt, maakte de transitie behapbaar. Zo konden we telkens flexibel inspelen op de behoeften,” vertelt Productie Manager Kristof.
Franky vult aan: “Het is cruciaal dat sleutelgebruikers zelfstandig met de tool kunnen werken. Via trainingen leg ik het datamodel, de cubes en berekeningen uit, zodat iedereen autonoom verder kan. Regelmatig haal ik feedback op om te checken of de rapporten aansluiten bij hun behoeften en snel verbeteringen door te voeren. Zo blijft de tool praktisch en altijd afgestemd op de juiste inzichten.”
